文件记录保存补充指导原则

以下粗黑体字部分为文件记录保存的最低 规定。此外，所有工厂必须遵守有关公告及文件记录保存的具体法律规定。下文列出的其它条款为参考建议或某些“模范”工厂采用的作法。

人事档案：

所有工厂必须保存每位工人的人事档案。

人事档案必须包括工厂所在国适用的年龄证明文件的复本（如身份证、护照、旅行文件、社保卡等）。

人事档案中包括由工人签名认同的录用日期证明文件。

法律规定的雇用合同/ 雇用信应由工人和工厂分别签名。

由工人填写的应征表应包括地址、联络方法、推荐人、工作经历及教育程度等基本内容。

工人于近期拍摄的照片。

书面的纪律处分文件，其中包括工人的签名。

考勤卡：

所有工厂必须使用考勤卡、电子条码卡系统或出勤表准确记录每位工人的实际工作时间。

如工厂使用考勤卡或电子条码卡系统，工厂必须记录工人每天上下班的时间。

工厂可使用出勤表，并在出勤表中记录工人每天的上下班时间、加班时间及休息日安排。

出勤表应由工人（至少每周一次）签名确认记录的准确性，工厂必须保存完整的出勤表记录。

考勤卡记录应至少保存一年。某些国家要求工厂保存这些记录的期限超过 1 年。

工资表：

所有工厂必须保存工资表，以证明工厂向每位工人支付了应付的小时工资、每日工资、每月工资或计件工资。

工资表应包括正常工作时间、根据产品件数或工作时间计算的工资总额、奖金、补贴、代扣款及实得工资等内容。

工厂必须保存原始计件工资等相关文件，以证实工资表记录的准确性。

工资表必须至少保存一年时间。某些国家要求工厂保留工资表的期限超过 1 年。

工厂在工资表中记录节假日时间、最高奖金额、计件工作的加班工资、贷款及代扣款等内容。

工人签名确认工资表记录的内容，并表示收到工厂支付的实得工资。

工资单：

工厂在发放工资时必须向所有工人提供以当地语言编写的工资单，工资单必须明确记录工人的正常工作时间、加班时间、计件工资、工资总额、代扣款及实得工资。

工人必须在工厂保存的工资单复本上签名，以表示认可工资单的各项内容并确认收到工厂支付 的实得工资。

有些工厂通常鼓励或要求工人在超出法定工作时间限额以外的时间内继续工作，或剥夺工人享有一天休息日、休假或病假的权利。

为防止上述问题的发生，供应商行为准则的“工作时间”条款禁止：（1）工人工作时间超过法定限制；（2）工厂未在 7 天中为工人提供 1 天休息日；（3）工厂未根据法律规定为

工人提供休假、病假和事假。如法律允许一周工作时间超过 60 小时，供应商行为准则仍要求工厂的一周工作时间不得超过 60 小时。

针对生产高峰期的工作时间安排，如工厂能够遵守以下 5 条补充指导原则，SearsHoldings 准许工厂一周工作时间超过 60 小时（包括正常工作时间和加班时间）：

1. 工厂每天的工作时间不超过 12 小时。在工人一周工作六天的情况下，工厂一周总工时最高为 72小时。

2. 工人在 7 天中享有一天的休息日，或安排在工作 7 天后的下一周内休息一天。如工厂在生产高峰期时不得不安排工人在休息日内加班。工厂不可以安排休息日内加班多于两周一次。

3. 工厂一年的生产高峰期不得超过 4 个月或 17 周。工厂在一年 12 个月中至少应有 8 个月时间实行一周工作时间最高为 60小时的非高峰期工作时间规定。

4. 工人有权根据当地法律的规定领取正常工资和加班工资。

5. 工厂需确保工人了解一周工作时间的一般规定，工厂在要求工人加班时应征求他们的同意。

如果工人不愿意从事加班工作，工厂必须尊重工人的决定，并不得以任何方式迫使或强制其从事加班工作。